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So macht ein Dokumentenmanagement-System Sie wettbewerbsfähiger

Schon viel zu lange behindern unzureichend verwaltete Informationen die Unternehmen. Durchschnittlich 30 bis 40 Prozent seiner Zeit verbringt ein Mitarbeiter damit, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um Informationen für seine Arbeit zu finden.

Wie wäre es, wenn Sie diese vergeudete Zeit in die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmen investieren könnten? Immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen wechseln zu digitalen Dokumenten und Enterprise Content Management, um sich einen Vorsprung im Markt zu sichern.

Die vier zentralen Vorteile

Papier an sich ist nicht das Problem, aber oft sehr hinderlich. Wir nennen Ihnen vier Gründe, wie elektronisches Dokumenten-Management Ihre Organisation verbessert:

  1. Höhere Effizienz und Produktivität

    Tauschen Sie Ihr papierbasiertes Ablagesystem gegen eine digitale Lösung aus und Ihre Mitarbeiter erhalten optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zusätzlich ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die Ihren Unternehmenserfolg steigern. Haben Sie das gewusst? Ohne Enterprise Content Management benötigt ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument zu finden.

  2. Geringere Kosten für Dokumentenablage

    Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld; für die Dokumentenablage ist oft ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagement-System bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage an sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal. Haben Sie das gewusst? In einem Unternehmen durchschnittlicher Größe steigt das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent. Folglich verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre.

  3. Datensicherheit und Compliance

    Ein Dokumentenmanagement-System hilft Ihnen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für Ihre Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht Ihnen, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.Haben Sie das gewusst? Durchschnittlich sind bis zu fünf Prozent der Unterlagen eines Unternehmens verloren oder falsch abgelegt.

  4. Fortbestand Ihres Unternehmens

    Elektronisches Dokumenten-Management stellt sicher, dass Ihr Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern außerhalb Ihres Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).Haben Sie das gewusst? Wenn die papierbasierten Geschäftsunterlagen bei einer Naturkatastrophe zerstört würden, müssten sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden.


 

Effizienz, Einsparungen, Sicherheit – ist nicht auch in Ihrem Unternehmen
jetzt Zeit für den „Vorsprung durch Dokumenten-Management"?

Was-ist-elektronisches-Dokumenten-Management?

Der intelligente Weg, Ihre Geschäftsinformationen zu verwalten

Elektronisches Dokumenten-Management bietet weit mehr als die Möglichkeit, Papier durch digitale Daten zu ersetzen. Es ist ein umfassendes System, das alle Dokumente Ihres Unternehmens – etwa Papierunterlagen wie Eingangsrechnungen oder Briefwechsel, Verträge, Dateien, E-Mails und vieles mehr – in wertvolle Ressourcen umwandelt und Ihnen gleichzeitig hohe Transparenz in Ihre Geschäftsprozesse bringt.

Eine Komplettlösung

Lösungen, die unterschiedliche Dokumentenarten elektronisch verarbeiten und verwalten, haben viele Namen. Zum Beispiel: Enterprise Content Management, Dokumenten-Management und Recordsmanagement. Unabhängig von der Bezeichnung sehen wir von BAB DATA Systems Vertriebs GmbH die folgenden vier Elemente als Kern einer umfassenden Lösung an:

  1. Dokumente erfassen und ablegen

    Um mit elektronischem Dokumenten-Management zu starten, werden erst einmal die in Ihrem Unternehmen anfallenden Dokumente lokalisiert und erfasst sowie einheitlich geordnet abgelegt, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen.

  2. Zugriff und Transparenz sicherstellen

    Die zentrale Archivierung aller Dokumente ermöglicht es, wichtige Geschäftsinformationen auf Knopfdruck zur Verfügung zu stellen und Prozesse übersichtlich zu gestalten sowie zu automatisieren.

  3. Reibungslose Zusammenarbeit
    Elektronisches Dokumenten-Management erlaubt es Ihren Mitarbeitern, dasselbe Dokument zu lesen, es zu teilen und zu bearbeiten - ohne Chaos durch unterschiedliche Dokumentversionen.

  4. Durchgängige Dokumenten-Management-Infrastruktur

    Ein zentraler Dokumenten-Pool fügt sich nahtlos in Ihre vorhandene IT-Landschaft ein, etwa in Anwendungen wie ERP-, CRM-, Finanzbuchhaltungs- oder E-Mail-Systeme. Das Ergebnis sind durchgängige, reibungslose Geschäftsprozesse.

Der richtige Einstieg ins Dokumenten-Management

Schritt für Schritt

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist eine hervorragende Möglichkeit, um Kosten unter Kontrolle zu halten und die Effizienz zu verbessern.

Um den maximalen Nutzen mit elektronischem Dokumenten-Management zu erreichen, ist die richtige Planung im Vorfeld wichtig.
Wenn Sie bereit sind, in ein Dokumentenmanagement-System zu investieren, ist Ihre eigene Dokumenten-Management-Roadmap der beste Weg, um das Maximum aus Ihren Geschäftsprozessen zu holen und die Betriebskosten unter Kontrolle zu halten.

Sind Sie bereit, mehr über elektronisches Dokumenten-Management zu erfahren?

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